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¿Qué es un sistema de gestión de documentos electrónicos y por qué es necesario?

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La gestión electrónica de documentos en la organización le permite optimizar el proceso de trabajar con documentos en todas las etapas: desde el borrador hasta la aprobación y el envío de una copia finalizada. En nuestro material, explicaremos cómo implementar un sistema de gestión de documentos electrónicos en una organización y cuáles son los detalles de su aplicación en varios departamentos de la empresa.

Etapa 1. Análisis del sistema de gestión de documentos existente.

Los documentos se pueden crear en la empresa o ingresar tanto en papel como en formato electrónico. El análisis puede identificar deficiencias en el flujo de trabajo actual en la empresa como:

  • pérdida de documentos
  • duplicación excesiva
  • largo tiempo de aprobación
  • costos de impresión u obtención de una imagen escaneada de un documento en papel, etc.

Es posible que el sistema existente en la empresa ya no cumpla con los requisitos modernos para trabajar con documentos, tales como:

  • motor de búsqueda conveniente,
  • control operativo en todas las etapas del trabajo con el documento,
  • Posibilidad de edición y aprobación autorizadas.

Así como otros requisitos para el sistema relacionados con los detalles de la gestión de documentos en la empresa.

¿Qué es un EDMS?

Con el desarrollo de Internet, el tiempo de carpetas gruesas y archivos polvorientos es cosa del pasado. Ahora el proceso de trabajar con documentos está completamente automatizado. Los documentos necesarios se pueden encontrar con un solo clic, y el archivo se realiza sin intervención humana. EDMS abre estas oportunidades a las empresas.

El sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un software especial, debido al cual tiene lugar el procesamiento de documentos en forma electrónica. En otras palabras, gracias al EDMS, es posible transferir documentos entre empleados, emitir tareas individuales, archivar, etc.

Seguramente, muchas organizaciones pueden crear documentos electrónicos, almacenarlos y transferirlos. Sin embargo, simplemente un formato electrónico no tendrá fuerza legal. Para que el papel electrónico aumente de peso, es importante que esté firmado por ambas partes. En este caso, los documentos deben sellarse con una firma electrónica especial.

Por lo tanto, EDMS se puede dividir en dos tipos:

  1. Flujo de documentos dentro de la empresa entre empleados,
  2. Flujo de documentos entre varias empresas y organizaciones a través de canales especiales de comunicación.

Para usar el EDMS dentro de la organización, se requiere un software especial. Por lo general, dicho programa se llama plataforma EDO. Además, para el buen funcionamiento de dicho software será necesario un equipo adicional. Por ejemplo, servidores, canales de red y más.

Se necesitará un operador de gestión de documentos electrónicos si es necesario trabajar con documentos entre dos compañías diferentes. Tal operador será un buen ayudante. Después de todo, él sabe cómo entregar mensajes, verifica en qué formato se envían los documentos, requiere y controla la firma electrónica, almacena y archiva los documentos de forma independiente, etc.

Por lo tanto, EDMS es el "sistema circulatorio" de todo el negocio. Ahorra mucho tiempo y, por supuesto, afecta positivamente el trabajo de la organización en su conjunto. ¿Pero es este tipo de procesamiento de información siempre útil? ¿Y es un EDMS capaz de dañar un negocio? Para responder a estas preguntas, debe tener en cuenta los aspectos positivos y negativos de la gestión de documentos electrónicos.

Etapa 2. Formulación de requisitos para el sistema de gestión de documentos electrónicos y desarrollo de un plan para su implementación.

En esta etapa, los esfuerzos de la gerencia de la compañía y los especialistas de TI se combinan para establecer correctamente las metas y objetivos que se resuelven a través de un sistema de gestión de documentos electrónicos. El sistema debería al menos proporcionar:

  • control de registro de entrada y salida de documentos,
  • traducción de documentos en papel a formato electrónico (su escaneo y reconocimiento),
  • intercambio de documentos entre unidades estructurales de la empresa,
  • clasificación de documentos en grupos,
  • búsqueda rápida de un documento por parámetros clave y texto,
  • creación de copias de respaldo y archivo,
  • capacidad de gestionar derechos de acceso,
  • resolviendo otros problemas.

Tareas formuladas por separado para trabajar con documentos que nacen directamente en la propia empresa. El sistema debe permitir:

  • crear, ajustar, coordinar borradores de documentos,
  • controlar a los artistas dentro de los plazos,
  • registrar todas las acciones con un documento, etc.

En vista de las tareas establecidas, se elabora un plan para la introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos en la empresa.

Etapa 3. Desarrollo de un cronograma operativo del sistema.

  • Las reglas básicas del sistema son fijas,
  • se determina la lista de documentos involucrados en la gestión de documentos electrónicos,
  • sus plantillas y formatos están aprobados,
  • describe la tecnología de convertir documentos en papel en electrónicos,
  • reglas detalladas para el acceso a documentos,
  • descifrando otros matices del sistema.

Etapa 4. Preparación para el inicio del sistema y la capacitación del usuario.

En la etapa de implementación, se prueba el sistema de gestión de documentos electrónicos, se realizan las configuraciones necesarias para el equipo y el software. Se están configurando las contraseñas, se explica al personal las características del acceso al sistema.

Además, el personal se somete a pruebas de capacitación y conocimiento de instrucciones para trabajar en el sistema de gestión de documentos electrónicos.

Orden sobre la transición a la gestión de documentos electrónicos

Para que el sistema de gestión de documentos electrónicos comience a funcionar legalmente, se emite una orden en la que:

  • indica la fecha de inicio del sistema,
  • la entrada en vigor de la documentación organizativa relacionada (reglamentos, instrucciones, reglas) está asegurada,
  • se aprueba una lista de personas a las que se les otorga acceso al sistema
  • Se detallan los términos para informar y capacitar a los empleados
  • descifrar otros matices asociados con la implementación del sistema de gestión de documentos electrónicos.

Orden de muestra sobre la transición a la gestión de documentos electrónicos (extracto):


La orden debe estar familiarizada con todos los empleados involucrados.

Reglamento sobre gestión de documentos electrónicos

A veces, las compañías desarrollan un documento separado sobre el trabajo con documentos electrónicos, combinando en él todas las instrucciones y regulaciones relacionadas. Este documento se llama "Reglamento sobre gestión de documentos electrónicos".

La empresa decide qué incluir en esta disposición y cómo detallar los problemas individuales al trabajar con el sistema. En la figura se muestra un conjunto indicativo de secciones:


Muestra del Reglamento sobre gestión de documentos electrónicos en la organización (extracto):


Sistema de gestión electrónica de documentos: programas de automatización, cobertura, especificaciones de la industria.

La organización de la gestión de documentos electrónicos en la empresa es un proceso costoso y lento. No todos pueden automatizar todos los lugares de trabajo al mismo tiempo y combinar todas las cadenas de trabajo con documentos en un solo sistema.

Los programas especializados vienen al rescate, que automatizan al menos ciertas áreas de la actividad de la empresa y organizan la mínima gestión de documentos electrónicos posible. Dichos programas para la gestión de documentos electrónicos en la organización están disponibles incluso para las entidades comerciales más pequeñas. Por lo general, se compran para necesidades contables (contabilidad y contabilidad fiscal) con elementos del flujo de trabajo del personal.

Esta no es la mejor manera de implementar la gestión de documentos electrónicos en la empresa. Pero en ausencia de los recursos necesarios, la automatización de secciones y servicios individuales de la empresa ayuda a facilitar parcialmente el trabajo con documentos.

Los especialistas en el campo de la gestión de documentos electrónicos recomiendan un enfoque diferente. Si una empresa no tiene suficientes recursos para implementar un sistema efectivo completo de trabajar con documentos, el problema no debe resolverse localmente. La gestión electrónica de documentos no debe implementarse en áreas seleccionadas, sino como un sistema común que une a todos los departamentos. Al mismo tiempo, inicialmente es posible establecer un conjunto mínimo de funciones y aumentar gradualmente la funcionalidad ajustando el sistema a las necesidades y la escala de la empresa.

Recientemente, ha habido una separación de desarrolladores de programas de gestión de documentos electrónicos por detalles de la industria (programas por separado para el sector público, telecomunicaciones, etc.).

A continuación, nos detenemos en más detalles sobre el personal y la gestión legal de documentos electrónicos (qué buscar al crearlos en una situación en la que la empresa no puede organizar un sistema unificado de gestión de documentos).

¿Cuándo se necesita una gestión de documentos electrónicos de personal y es posible prescindir de ella?

La gestión electrónica de documentos de recursos humanos es uno de los elementos de un sistema de gestión de documentos electrónicos en una organización.

Los documentos de personal en su diversidad no son inferiores al servicio de contabilidad: el líder en términos del volumen de documentos primarios creados y recibidos. Mucho depende de matices como:

  • escala y estructura de la organización,
  • los detalles de sus actividades,
  • fragmentación geográfica de unidades estructurales,
  • rotación de personal
  • otras características (la presencia de empleados remotos, condiciones de trabajo dañinas y peligrosas, etc.).

Todos estos matices se tienen en cuenta al decidir si una organización necesita flujo de trabajo de personal electrónico.

Si una empresa está compuesta por un director, un contador principal y entre 5 y 7 empleados, la gestión de documentos electrónicos puede convertirse en un evento muy costoso e inoportuno. Si la empresa es grande con una extensa red de sucursales y condiciones de trabajo específicas, la automatización de los procedimientos documentales es indispensable.

Los detalles de la organización del intercambio de documentos electrónicos del personal se describirán a continuación.

1. Proteger los datos personales.

En este asunto, uno debe proceder de los requisitos:

  • Ley "sobre datos personales" de fecha 27 de julio de 2006 No. 152-FZ,
  • Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia "Sobre la aprobación de los requisitos para la protección de datos personales ..." de fecha 11.11.2012 No. 1119.

Para hacer esto, debe proporcionar (párrafo 15 de los Requisitos):

  • seguridad de las instalaciones en las que se encuentra el sistema de información frente al acceso no autorizado por personas no autorizadas,
  • seguridad de los portadores de datos personales,
  • acceso a documentos de personal de un círculo limitado de personas que realizan sus deberes oficiales,
  • uso de herramientas de seguridad de la información,
  • la implementación de otras actividades obligatorias.

2. Regular el procedimiento para obtener y utilizar firmas electrónicas.

En este asunto, se debe proceder de las normas de la ley "Sobre firmas electrónicas" de fecha 06.06.2011 No. 63-FZ. Dada la importancia de los documentos de personal (incluso al resolver disputas laborales), al firmarlos, el gerente de la empresa debe usar una firma electrónica calificada mejorada (UKEP). El uso de otros tipos de firmas electrónicas (simples o mejoradas sin calificación) puede resultar en el reconocimiento de actos locales de la compañía como inválidos.

3. Delinear documentos de personal

Los documentos de personal se dividen en dos grupos:

  1. Formado en forma electrónica.
  2. Creado exclusivamente en papel.

Aquí es precisamente donde se encuentran dificultades significativas en la creación de un sistema de gestión de documentos electrónicos de personal en una organización. Una parte importante de los documentos de personal debe ejecutarse solo en papel y certificada por la firma personal de las partes en la relación laboral (empleado y (o) empleador).

Es necesario familiarizar los documentos individuales y la información del personal del empleado con un recibo (por ejemplo, una orden para imponer una sanción disciplinaria), y el especialista en Recursos Humanos, al corregir los datos en las tarjetas personales de los empleados, debe certificar todas las correcciones con una firma personal.

5. Fijar en el acto local formularios de documentos electrónicos de personal

Los formularios de documentos de personal ejecutados en formato electrónico deben estar fijados en reglamentos especiales. Todos los matices de trabajar con dichos documentos deben registrarse allí: el procedimiento para hacer ajustes a ellos, los términos y métodos de almacenamiento, los tipos de firmas electrónicas para documentos de importancia legal separada, etc.

Gestión de documentos electrónicos de personal: ¿qué planean los legisladores?

El progreso no se detiene. Gradualmente, los documentos de personal que siempre existieron solo en papel también se transfieren al formato electrónico.

Hasta la fecha, un contrato laboral electrónico está legalmente permitido concluir con un empleado remoto si tiene una firma electrónica (Artículo 312.3 del Código del Trabajo de la Federación Rusa).

Obtenga más información en este material.

Aunque para la introducción generalizada de contratos electrónicos, aún se necesitan estudios legislativos separados.

Para los libros de trabajo electrónicos, las discusiones a nivel legislativo han tenido lugar durante varios años.

Para más detalles, vea el enlace.

En general, la posición de las autoridades es clara: la gestión de documentos electrónicos en la esfera del personal se introducirá en un futuro próximo. El Ministerio de Trabajo ya lanzó un experimento sobre su implementación (orden del 26 de marzo de 2018 No. 194), según el cual, en forma electrónica en varias compañías:

  • se tienen en cuenta las horas de trabajo
  • los empleados son introducidos a actos locales, componentes salariales, descripciones de trabajo,
  • informar sobre el inicio de las vacaciones,
  • elaborar viajes de negocios.

La introducción del flujo de trabajo electrónico del personal permitirá a los empleadores pasar cheques de trabajo a través de Internet (de forma remota).

Gestión legal de documentos electrónicos en la empresa.

Problemas legales en las actividades comerciales surgen regularmente.

Si la empresa tiene un abogado o servicio legal, es racional organizar la gestión de documentos electrónicos de la documentación legal con su posterior integración en la gestión general de documentos electrónicos de la empresa. Tal sistema permite:

1. Coordinar el proceso de aprobación del contrato.

La armonización de plantillas para contratos prefabricados es un proceso característico de todas las empresas. Lleva mucho tiempo y requiere la participación de especialistas de diversos servicios (financieros, técnicos, legales y otros). En este proceso, la gestión electrónica de documentos le permite coordinar todo el proceso de aprobación y enviar rápidamente el contrato a la contraparte.

El sistema legal de gestión de documentos electrónicos debe permitir:

  • crear una lista de personas para su aprobación,
  • controlar el momento de consideración y ajustes,
  • resolver otros problemas (enviando el contrato para su revisión, entregándolo para su firma, etc.).

2. Efectivamente trabajar con reclamos y reclamos.

Para realizar el reclamo y el trabajo de reclamo, el especialista del servicio legal debe tener un paquete completo de documentos fuente. Estos documentos pueden nacer tanto dentro de la propia empresa como proceder de fuera (de contratistas). Para recopilar toda esta información fragmentada, es necesaria la interacción operativa con varios servicios (contabilidad, ventas y otros departamentos).

La regulación es importante para detallar cuestiones relacionadas con la recopilación de toda la información necesaria para los abogados en forma electrónica.

El sistema debe configurarse de modo que:

  • todos los documentos fuente fueron entregados al contratista de manera oportuna,
  • Las plantillas de documentos confeccionados por abogados se enviaron automáticamente a la gerencia para su aprobación,
  • se realizó la posibilidad de hacer ajustes,
  • se pueden rastrear todas las etapas de trabajo con un documento,
  • Se rastrearon los plazos para la preparación de reclamos y reclamos.

3. Manejar las solicitudes de inmediato

Los abogados tienen que preparar cartas a las contrapartes, copias de varios documentos, respuestas a solicitud de las agencias reguladoras y policiales, etc. La introducción de la gestión electrónica de documentos le permitirá rastrear:

  • cuando el contratista recibe la solicitud,
  • cuánto tiempo hay para su ejecución,
  • fecha de envío de la respuesta finalizada.

Este tipo de control le permite disciplinar no solo al abogado (ejecutor), sino también a los iniciadores de la solicitud, lo que contribuye a la transferencia oportuna de la solicitud y su ejecución.

Todo el procedimiento para trabajar con solicitudes electrónicas debe describirse en las reglamentaciones: los términos de la solicitud, los requisitos para la integridad de los datos de origen, el tiempo para ejecutar la solicitud.

Para desarrollar un sistema de gestión de documentos electrónicos, es necesario analizar el sistema de gestión de documentos actual en la empresa, determinar las tareas principales y completar el proyecto. Luego ponga en funcionamiento el sistema, capacite al personal y arregle el procedimiento para trabajar con la gestión de documentos electrónicos en un acto local interno (regulación, instrucciones).

Contenido de la sección

Esta sección está diseñada para aquellos que recién comienzan a familiarizarse con el tema de la gestión de documentos electrónicos. La sección lo ayudará a formar una idea básica de la gestión de documentos electrónicos sin profundizar en problemas complejos. Tiempo para estudiar 1-1.5 horas.

Si desea descargar un archivo de materiales para estudio independiente, regístrese. Luego estará disponible un conjunto de "Fundamentos de la gestión de documentos electrónicos para la empresa". Tiempo para estudiar 20 horas.

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ECM – это просто или сложно?

Hoy en día, el 100% de los documentos en la oficina se crean en forma electrónica, pero hasta ahora más del 80% de los documentos creados se imprimen (para aprobación, familiarización, para comenzar). ¿Puede ese formato ser efectivo? Parece que la introducción de la gestión de documentos electrónicos es la acción más razonable por parte de los tomadores de decisiones ...

Pero la necesidad comercial de mejoras, en la automatización no se forma de inmediato, y solo después de recibir una serie de señales, la gerencia y los especialistas responsables llegan a la conclusión de que para resolver los problemas actuales, la empresa necesita un sistema de información especial para la gestión de contenido (sistema ECM). Es decir, se requiere administrar la información en todas las etapas de su existencia hasta que se desactualice.

Para comprender la necesidad expresada, para ver los beneficios aplicados del uso de una solución de TI específica, es necesario no solo "crecer", sino también comprender cómo se estructura el sistema ECM en general. ¿Qué fases de la gestión de la información están cubiertas por la infraestructura de ECM? ¿Qué es posible hacer con la información en cada etapa? ¿Qué reglas rigen los procesos de interacción con la información? ¿Cómo se traduce una teoría extensa en práctica?

Esta sección de nuestro recurso de Internet ha recopilado y estructurado materiales que simplemente cubren problemas complejos relacionados con la gestión de contenido corporativo.

¿Qué es un documento electrónico, EDMS, ECM?

Hay muchas definiciones de qué es un documento electrónico, EDMS, ECM. Intentaremos brindarle la más comprensible y amplia de ellas.

Documento electronico - Este es un cierto conjunto de información (texto, imagen, grabación de sonido) almacenada en una computadora (Word, archivos de Excel, etc.). Este conjunto de información se acompaña de una tarjeta con atributos, del mismo modo que los libros de una biblioteca van acompañados de un índice de tarjeta. Por atributos (nombre, autor, fecha de creación, etc.). El documento se puede encontrar rápidamente.

Flujo de trabajo (flujo de trabajo) es una secuencia de acciones de los empleados dentro de un proceso comercial específico. Por ejemplo: la secuencia de acciones es "recibir un documento, registrar un documento, revisar un documento, ejecutar un documento", y el proceso comercial es "trabajar con las apelaciones de los ciudadanos".

Gestión electrónica de documentos (EDO) es una forma de organizar el trabajo con documentos, en la que la mayor parte de los documentos se utilizan en forma electrónica y se almacenan centralmente.

Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es un programa de computadora (software, sistema) que le permite organizar el trabajo con documentos electrónicos (crear, modificar, buscar), así como la interacción entre los empleados (transferir documentos, emitir tareas, enviar notificaciones, etc.).
Además, EDMS se llama EDMS (Electronic Document Management Systems), un sistema de gestión de documentos electrónicos.

ECM (Enterprise Content Management): en traducción, este término suena como "gestión de recursos de información corporativa (contenido, contenido, contenido)". Este concepto es algo más amplio que EDMS. Bajo el sistema ECM se entiende un conjunto de tecnologías, herramientas y métodos utilizados para recopilar, administrar, acumular, almacenar y entregar información (contenido) a todos los consumidores dentro de la organización. Por ejemplo, para convertirse en un sistema ECM, un EDMS debe contener medios para escanear documentos, garantizar la seguridad de los documentos, mantener reglas para almacenar documentos, etc.

En el Glosario se pueden encontrar definiciones más precisas y "científicas" de estos y otros términos. También le recomendamos que se familiarice con los materiales de la Rúbrica Fundamentos de la gestión de documentos electrónicos.

¿Necesita un sistema ECM?

Para evaluar si necesita un sistema EDMS o ECM, responda las siguientes preguntas:

  • ¿Puede encontrar inmediatamente el documento correcto cuando habla por teléfono con un compañero importante?
  • ¿Puede decir con certeza cuáles de los pedidos que ha emitido actualmente no están completos y cuáles están atrasados?
  • ¿Está seguro de que la velocidad actual de aprobación de documentos crea una imagen positiva de su organización?
  • ¿Está satisfecho con la cantidad de papeles que hay en su escritorio?
  • ¿puede decir con confianza dónde se encuentra actualmente el documento emitido por usted para su aprobación?

Si dio una respuesta negativa a 3 o más preguntas, entonces debería pensar seriamente en comprar un sistema EDMS o ECM.

También le recomendamos que se familiarice con los materiales de las secciones:

Beneficios de la gestión de documentos electrónicos

Transparencia de procesos comerciales. El sistema proporciona la capacidad de rastrear las etapas de los procesos comerciales, lo que hace que todas las actividades en la organización sean completamente transparentes para la administración y el control.

Mejorando la disciplina ejecutiva. Según las estadísticas, el 20% de las tareas recibidas no son realizadas por los empleados responsables de ellas. Al proporcionar un control total de todas las etapas de trabajo para la administración, el sistema ECM afecta directamente la disciplina de desempeño de los empleados.

Reducción del tiempo empleado por gerentes y empleados.. El uso del sistema reduce el tiempo dedicado a casi todas las operaciones de rutina con documentos (creación, búsqueda, aprobación, etc.). Además, hay una aceleración del flujo de trabajo y, como resultado, de todos los procesos en la organización.

Confidencialidad de la información. Una fuga de información confidencial puede resultar en millones de pérdidas para la organización. A diferencia de la gestión tradicional de documentos "en papel", el sistema ECM proporciona acceso a los documentos estrictamente de acuerdo con los derechos de usuario asignados, se registran todas las acciones en el documento (lectura, cambio, firma).

Cumplimiento de ISO 9000. El establecimiento de una gestión de calidad se ha convertido ahora en una de las tareas prioritarias que abordan las empresas rusas. Uno de los requisitos para un sistema de gestión de calidad (SGC) es la gestión transparente de documentos y la interacción de la información. Ventajas de usar un sistema ECM al configurar un QMS:

  • Garantizar la aplicación estricta de las secciones de la norma ISO 9001: 2000 para la gestión de documentos y registros.
  • soporte para la implementación de regulaciones por parte de los empleados en el marco de los procesos comerciales descritos,
  • la provisión de fondos para el control por parte de la administración del SGC.

Facilidad de innovación y aprendizaje.. Gracias al sistema de notificación, creado sobre la base del sistema ECM, puede llevar rápidamente nuevas reglas de trabajo a todos los empleados. El tiempo de capacitación para los nuevos empleados se reduce debido a la capacidad de buscar rápidamente la información necesaria para el trabajo (regulaciones, instrucciones, etc.). Las rutas y las plantillas de documentos se cambian fácilmente, después de lo cual los empleados comienzan a trabajar automáticamente de una manera nueva.

Desarrollo de cultura corporativa. El proceso de implementación de un sistema ECM establece y mantiene una cultura corporativa. La optimización de las interacciones de los empleados y el desarrollo de conexiones horizontales conducen a la formación de equipos. Al mismo tiempo, la responsabilidad de cada empleado por el cumplimiento de la calidad de la tarea que se le asignó es cada vez mayor.

Ventaja competitiva. La implementación del sistema ECM afecta directamente las ventajas competitivas de la compañía sobre otros actores del mercado. Aumenta la velocidad y la calidad del servicio al cliente al acelerar el movimiento de los flujos de información y el control preciso de todos los procesos. El funcionamiento de incluso una gran empresa se vuelve más móvil y menos dependiente de empleados específicos "insustituibles".

Tecnología ECM

La gestión de la información corporativa (o contenido) puede abordarse tanto desde el lado de la práctica como desde el lado de la teoría. Sin duda, los aspectos prácticos de ECM son interesantes principalmente por su enfoque comercial. Sin embargo, para que una variedad de cuestiones prácticas se formen en un sistema de conocimiento estructurado, se necesita una base teórica sobre el componente técnico. Para hacer esto, debe prestar atención a los componentes del ciclo de vida indicado en la definición canónica del glosario de la AIIM (Asociación para la Gestión de Información e Imagen): captura (Captura), gestión (Gestionar), almacenamiento (Almacenar), protección (Conservar) y entrega de información ( Entregar).

La información se gestiona durante todo el ciclo de vida de la información: desde su creación o entrada en la organización, hasta la entrega al usuario final o la destrucción después de la expiración del período de almacenamiento. La información impregna todos los procesos de la organización, se crea y procesa en diferentes sistemas de información y utiliza diversas aplicaciones, pero solo ECM enfatiza que debe haber un enfoque unificado para administrar la información durante todo su ciclo de vida.

Vale la pena prestar atención al hecho de que, desde el punto de vista comercial, las etapas en el ciclo de vida de un documento son importantes y tienen un impacto directo en los procesos comerciales cuando un documento participa en los flujos de trabajo. Desde un punto de vista puramente técnico, estas etapas no llevan una carga semántica pronunciada, se indican mediante el término general "gestión de documentos".

Lea más sobre las tecnologías de gestión de la información en los artículos:

Funcionalidad y clasificación de los sistemas EDMS y ECM.

Según la compañía de investigación Gartner, los sistemas ECM se pueden clasificar como compatibles con al menos tres de las seis funciones:

  • gestión de documentos (declaración / devolución, control de versiones, seguridad, agrupación de documentos, etc.),
  • trabajo conjunto sobre documentos comunes y soporte para equipos de proyecto,
  • escanear documentos y gestionar imágenes de documentos en papel,
  • gestión de registros para el almacenamiento de archivos a largo plazo, automatización de las normas y reglamentos de almacenamiento, garantizando el cumplimiento de los registros con la legislación y las normas reglamentarias,
  • flujo de trabajo para soportar procesos de negocios, enrutamiento de contenido, asignación de tareas y estados de trabajo, rastreo de rutas y control de ejecución,
  • Gestión de contenido web para automatizar publicaciones; gestión dinámica de contenido e interacción del usuario para estas tareas.

De acuerdo con el número de funciones implementadas, los EDMS se dividen en:

  • sistemas de oficina
  • archivos electrónicos
  • sistemas de flujo de trabajo
  • sistemas complejos o ECM.

Puede familiarizarse con este tema en los encabezados de la sección "SED funcional y ECM":

Un ejemplo de un proceso de negocio en un sistema ECM

El siguiente es un diagrama de proceso de negocio en notación BPMN, que considera un ejemplo de trabajo en un sistema ECM con documentos entrantes (registro, avistamiento, ejecución) recibidos por la organización por correo, fax, correo electrónico y sujetos a registro. El documento se ingresa en el sistema inmediatamente después de la admisión a la organización y luego se "mueve" en forma electrónica.

Mejores prácticas para organizar procesos de negocio en un sistema ECM

Para las organizaciones que trabajan en EDMS / ECM, surge la oportunidad de realizar trámites simplificados y centrarse en los procesos comerciales. Es decir, el registro de documentos y el control de órdenes por parte de la secretaria en este caso se usa solo cuando se trabaja con correspondencia saliente y entrante, para documentos internos estos pasos están excluidos. Esto no significa que todos los procesos comerciales se detengan, y nadie hace nada y no controla. La ejecución de ciertas órdenes se lleva a cabo como parte de tareas y tareas (flujo de trabajo), rastreando el estado del cual también puede controlar el progreso del proceso. Al mismo tiempo, el número de tareas horizontales está aumentando, en el marco de los procesos comerciales estándar o "casos", en los que no es necesario pasar por cadenas de coordinación con los altos directivos.

El sistema ECM a menudo se convierte en el sistema "circulatorio" de la empresa y afecta muchos procesos comerciales, lo que les permite ser más eficientes. Hablaremos con más detalle sobre las mejores prácticas para organizar dicho trabajo.

Cómo hacer amigos con los sistemas ERP y ECM

ERP (Enterprise Resource Planning) es una estrategia de gestión empresarial centrada en la optimización de recursos (producción, financieros, laborales) a través de un sistema de información.

Si bien los sistemas ERP y ECM funcionan con información corporativa, la naturaleza de esta información es completamente diferente. La base de estos sistemas ERP es información bien estructurada. Un documento del sistema ERP es una forma claramente definida (que describe uno de los recursos: finanzas, activos materiales, instalaciones de producción), donde un conjunto de detalles corresponde a sus valores y una cierta lógica de procesamiento.

Un documento del sistema ECM (unidad de contenido) es principalmente información no estructurada. No hay diferencia para un sistema ECM: un documento de texto, una tabla, un archivo de video o un dibujo. El sistema también incluirá dichos documentos en los procesos de aprobación comercial, asignará derechos o buscará el documento deseado.

La integración de ERP y ECM en la empresa es quizás la forma más natural y menos riesgosa de combinar la funcionalidad de estos sistemas.

Lea más sobre la integración de los sistemas ERP y ECM:

Lo que no debe esperar de un sistema ECM

Actualmente, la automatización compleja de las empresas se está construyendo mediante la integración de varios sistemas, cada uno de los cuales resuelve un cierto rango de problemas. Por lo tanto, es muy importante determinar correctamente qué debe implementarse exactamente dentro de cada sistema.

El sistema EDMS y ECM se enfoca principalmente en trabajar con información no estructurada, por lo que los intentos de resolver algunos problemas no serán efectivos.

Considere los requisitos más comunes de los clientes, cuya implementación en el sistema EDMS y ECM debe ser razonable.

Administración de recursos humanos. A pesar del hecho de que la gestión de recursos humanos está directamente relacionada con los documentos, la tarea de esta dirección no está en la gestión de los documentos en sí, sino en la contabilidad y la gestión del personal. Es necesario obtener varias muestras por parte del personal (por educación, género, especialidades, fecha de admisión / despido, etc.), para que esta información se almacene en forma estructurada en la base de datos, y no en forma de documentos no estructurados por separado. La creación de cada documento debe reflexionar sobre el cambio en el estado del personal, por lo tanto, para automatizar la gestión de recursos humanos, es más recomendable utilizar sistemas especializados de gestión de personal que puedan integrarse con el sistema ECM para almacenar información no estructurada (currículums, fotografías, órdenes de personal, etc.). Además, es útil automatizar los procesos para conciliar estos documentos en el sistema ECM.

Contabilidad de documentos financieros.. La situación es similar con los documentos financieros estructurados: facturas, facturas, actos de trabajo realizados, etc. Los sistemas contables especializados, así como los módulos especializados de un sistema ERP, están destinados a impuestos y contabilidad, que se basan en documentos primarios. El sistema ECM no puede reemplazarlos, aunque el escaneo y la organización de un archivo electrónico de imágenes escaneadas de documentos financieros son tareas del EDMS. La necesidad de implementar tales soluciones generalmente surge con grandes volúmenes de documentos y participantes en procesos comerciales que trabajarán con documentos financieros como documentos EDMS teniendo en cuenta los derechos de acceso, las firmas digitales, etc.

El uso combinado de los sistemas ECM y ERP es útil en los siguientes niveles:

  • almacenamiento de imágenes de documentos en ECM, que se guardan en ERP,
  • almacenamiento de informes ERP en ECM, incl. EDS firmado
  • coordinación de documentos y entradas de directorio ERP utilizando el sistema ECM.

Además, ahora es posible intercambiar documentos financieros (facturas, contratos, facturas y actos) con contrapartes en forma electrónica. Y el almacenamiento de dichos documentos en el EDMS dará una ventaja adicional. Más detalles

Los materiales útiles para estudiar este tema serán:

Especialmente para contadores, hemos preparado un pequeño libro de texto (colección de artículos):

Análisis y modelización de procesos de negocio..

Como regla general, los sistemas de la clase BPM (Business Process Management) se utilizan para analizar y modelar procesos empresariales. Estas son herramientas especializadas de análisis de negocios de una empresa o una empresa de consultoría externa. Los procesos comerciales simulados pueden contener acciones que no están relacionadas con documentos, realizadas manualmente (por ejemplo, entrega de documentos por mensajería), entidades externas (por ejemplo, proveedores) o con soporte para otras clases de sistemas (ERP, CRM).

El EDMS clásico puede proporcionar cierta información para el análisis de los procesos empresariales (por ejemplo, en forma de informes sobre retrasos en la ejecución de ciertos tipos de tareas). Pero esto es solo una pequeña parte de los datos necesarios para un análisis completo.

Es aconsejable integrar EDMS y sistemas de modelado de acuerdo con datos de referencia, por ejemplo, tipos de documentos o estructura organizativa. Además, será eficaz utilizar el EDMS como proveedor de datos para analizar los procesos comerciales existentes que se llevan a cabo en el EDMS.

Por otro lado, los sistemas de gestión de documentos disponibles en el mercado a menudo van más allá del marco del EDMS y se acercan a la clase de sistemas BPM, luego las capacidades pueden incluir uno u otro funcional para análisis y modelado.

Puede leer más sobre el posicionamiento del sistema ECM bajo el encabezado ECM Place en el sistema de información empresarial.

Efecto de la implementación

Evaluar el efecto de un proyecto de ECM es esencialmente lo mismo que evaluar la efectividad de un proyecto de TI y evaluar un proyecto de TI a partir de la evaluación de cualquier proyecto en una empresa.

Иногда компании могут внедрять информационные технологии, практически не задумываясь об экономическом эффекте. Esto es posible en los casos en que los problemas de TI que se cubrirán son obvios y no requieren una justificación adicional. Por ejemplo, comprar una computadora para una secretaria o implementar un sistema de contabilidad. Aquí, el motivo es la madurez de las tecnologías de la compañía, sin la cual la compañía simplemente no puede considerarse efectiva. En otros casos, el efecto es casi imposible de calcular, aunque la necesidad de implementación está fuera de toda duda. Y a veces el cálculo del efecto es más costoso que la tecnología en sí (como proporcionar a los empleados acceso ilimitado a Internet). En todos estos casos, se presta más atención a los costos del proyecto y al potencial de solución, por ejemplo, con qué facilidad se pueden resolver otras tareas de la empresa con la ayuda del sistema implementado.

El EDMS y las soluciones basadas en él no siempre pueden atribuirse a sistemas cuyo efecto es claro. Los métodos tradicionales para analizar la eficiencia del uso de los activos para la información no son aplicables, así como la fórmula "la relación entre la ganancia y los costos totales es la eficiencia". Esto se debe al hecho de que la información es un activo intangible que participa en la producción junto con los recursos materiales y laborales. La implementación del sistema ECM va acompañada de un cambio en los procesos comerciales y los costos laborales. Los costos de los sistemas de información, incluido el ECM, son en la mayoría de los casos costos indirectos, que solo pueden calcularse por unidad de producto utilizando algún modelo de planificación económica, que a menudo es difícil de formalizar.

¿Qué es la implementación de un sistema ECM?

Elegir y adquirir un sistema ECM es solo el primer paso para construir la gestión de documentos electrónicos en una organización. Antes de que el sistema funcione y realmente comience a tener efecto, el proceso de implementación está por delante. Si nunca ha implementado ningún sistema de información, le explicaremos cuál es la implementación y por qué es necesaria.

La implementación de un sistema ECM generalmente consta de los siguientes pasos:

  • organización del proyecto, asignación de personal (gerente de proyecto y grupo de trabajo),
  • investigación empresarial y diseño de soluciones para el uso de sistemas ECM,
  • ajuste y adaptación del sistema ECM,
  • entrenamiento del personal
  • Operación de prueba.

La empresa puede organizar el proceso de implementación de manera independiente o con la participación de una compañía implementadora de terceros. En el primer caso, tomará más tiempo y esfuerzo por parte de nuestros propios empleados, es probable que el tiempo de implementación se demore. En el segundo caso, se requerirán costos financieros significativos para pagar los servicios de una organización de terceros, pero el momento y el resultado del proyecto estarán más garantizados.

En cualquier caso, las siguientes reglas son obligatorias para una implementación exitosa:

  • la participación activa de la gerencia en la implementación y uso del sistema ECM,
  • identificación y capacitación en profundidad de empleados clave para la implementación y soporte del sistema ECM,
  • organización de capacitación para todos los usuarios y provisión de instrucciones para trabajar con el sistema.

Puede encontrar recomendaciones constantemente actualizadas sobre la organización del proceso de implementación en nuestra sección Implementación de la gestión de documentos electrónicos.

Problemas y riesgos de implementar un sistema ECM

En muchos sentidos, los problemas y riesgos de implementar un sistema ECM coinciden con los proyectos para implementar otros sistemas de información para toda la empresa y conducen a lo siguiente consecuencias negativas:

  • violación de los términos del proyecto,
  • violación del presupuesto del proyecto,
  • logro incompleto de objetivos (el sistema funciona, pero no en su totalidad: menos / peor de lo planeado),
  • falla completa de la implementación (después de la implementación, el sistema realmente no funciona).

Especificidad de riesgo Cuando se implementa un sistema ECM, se conecta con el hecho de que en un corto período de tiempo es necesario transferir a la mayoría de los empleados a métodos de trabajo completamente nuevos para ellos (leer documentos en forma electrónica, obtener resoluciones electrónicas y firmas de gestión, etc.). Los riesgos más característicos de implementar un sistema ECM incluyen:

  • Usuarios conservadores, rechazo de nuevos métodos de trabajo,
  • baja alfabetización informática de usuarios comunes y altos directivos,
  • procesos no estructurados (falta de regulaciones),
  • equipo técnico insuficiente / inadecuado,
  • Gestión difusa del proyecto.

Formas de evitar riesgos generalmente estándar:

  • diseño preliminar detallado del sistema ECM en esta empresa,
  • pautas claras y un ejemplo personal de liderazgo,
  • capacitación del personal y apoyo operativo para resolver problemas.
  • implementación por fases.

Fiabilidad y validez de un documento electrónico.

El campo de la gestión de contenido electrónico y la interacción electrónica se está desarrollando activamente. La legislación también se está desarrollando, algunas normas se fijan en ella después de haberse establecido en la vida, y algunas, por el contrario, aparecen con la introducción de actos legislativos.

Determinar la fiabilidad y la importancia legal de un documento en papel es un procedimiento comprensible para todos: el documento debe tener las firmas y sellos necesarios. Pero, ¿cómo determinar la precisión de un documento electrónico?

Para esto creado firma electrónica (EP) - Este es el requisito de un documento electrónico diseñado para protegerlo de la falsificación. ES le permite identificar al propietario de la firma, así como establecer la ausencia de cambios en el documento electrónico después de su firma.

En su representación más simple, el mecanismo EP funciona de la siguiente manera. Se asigna un centro de certificación (departamento u organización externa) que, utilizando un software especializado, genera los llamados "certificados clave" para cada usuario. Una tecla ES es una secuencia única de caracteres. Consiste en una clave privada (está disponible solo para su propietario, con su ayuda, el propietario puede firmar un documento electrónico) y una clave pública (está disponible para todos, con la que puede determinar quién firmó el documento electrónico y cuándo).

Cuando se utiliza un sistema ECM, se ocultan todas las "dificultades" que puede encontrar un usuario. El usuario, por regla general, simplemente debe seleccionar la función deseada: "Firmar el documento" (el documento firmado por la firma electrónica se cerrará simultáneamente para cambios) u "Obtener información sobre las firmas". La legitimidad de los documentos electrónicos es reconocida por los tribunales y terceros.

Si desea estudiar el tema del uso de firmas electrónicas, consulte la sección Solo sobre firma electrónica / firma digital.

Si desea estudiar diferentes áreas de la legislación, familiarícese con los materiales del encabezado Documentos normativos y aspectos legales.

Aparatos conceptuales y tipos de gestión de documentos electrónicos.

La gestión electrónica de documentos (EDO) es un sistema de procesos automatizados para procesar documentos electrónicos que implementa el concepto de "papeleo sin papel".

El desarrollo y la introducción activa de la gestión de documentos electrónicos comenzó en los años 90, cuando apareció una gran cantidad de programas de automatización de oficinas en el mercado ruso. Desde entonces, esta industria se ha desarrollado activamente. Cada vez más organizaciones se esfuerzan por introducir un sistema de gestión de documentos electrónicos para aumentar la eficiencia del tiempo de trabajo y minimizar el costo del procesamiento manual de documentos.

El elemento principal de la gestión de documentos electrónicos es un documento electrónico creado utilizando herramientas informáticas de procesamiento de información y almacenado como un archivo de un formato u otro en un medio informático.

La introducción de la gestión electrónica de documentos permite a la empresa recibir las siguientes ventajas:

  • registro único de un documento, lo que le permite identificarlo con precisión en el sistema,
  • ejecución paralela de varias operaciones, reduciendo el tiempo de movimiento del documento y aumentando la eficiencia de la ejecución,
  • movimiento continuo del documento, que permite identificar a la persona responsable de su ejecución en cualquier momento del proceso,
  • una única base de datos de documentos, excluyendo la posibilidad de duplicación,
  • búsqueda efectiva de un documento con mínima información al respecto,
  • Un sistema de informes efectivo que le permite controlar el movimiento del documento en cada etapa del flujo de trabajo.

Dependiendo de los detalles de la organización, existen varios tipos de gestión de documentos electrónicos:

  • producción EDI,
  • EDI de gestión
  • archivado
  • HR EDI
  • EDI contable
  • almacén EDO,
  • EDO tecnológico,
  • EDI secreto y confidencial.

Puede haber tantos sistemas de gestión de documentos electrónicos como actividades. Si es necesario, puede automatizar cualquier gestión de documentos privados.

Funciones y efectividad del EDI

El conjunto de funciones EDI necesarias está determinado por las tareas que enfrenta la automatización de la gestión de documentos en la empresa. Las funciones básicas de EDI pueden ser las siguientes:

  • creación de una versión electrónica del documento,
  • creación de una tarjeta de atributos de un documento,
  • formación de texto a partir de una plantilla preparada con sustitución de valores variables de una tarjeta de documento en ella,
  • buscar tarjetas de documentos,
  • la formación de un documento electrónico utilizando una plantilla en el membrete de la organización,
  • guardar documentos en varios formatos,
  • creando rutas de documentos y controlando su movimiento,
  • mantenimiento de diarios, clasificadores y libros de referencia,
  • registro y clasificación de documentos registrados en el programa,
  • enviando recordatorios y notificaciones,
  • aprobación de documentos
  • generación de informes sobre movimiento y ejecución de documentos.

La eficacia del uso de la gestión de documentos electrónicos en las organizaciones se evalúa cuantitativa y cualitativamente. Los indicadores cuantitativos se pueden medir y evaluar en términos de costos de material y tiempo:

  • reducción del tiempo en un promedio del 75% en el procesamiento y creación de documentos: registro, envío, búsqueda, ejecución de operaciones de control,
  • aceleración del movimiento de los flujos de información: transferencia de un documento de una unidad a una unidad o empresa asociada, preparación de documentos estándar, coordinación, velocidad de distribución de información dentro de la empresa,
  • ahorro de materiales y recursos en forma de una reducción en el costo de suministros de oficina, suministros y almacenamiento de documentos.

Los indicadores de calidad se evalúan en términos de mejorar y desarrollar varios aspectos de la empresa:

  • aumento de la productividad laboral de los empleados hasta un 25%, debido a la presencia de un único espacio de información, simplificación de los procesos de trabajo en equipo, control efectivo sobre la ejecución de documentos,
  • reducción de riesgos de pérdida de documentos,
  • aumentar la velocidad de aprobación y aprobación de documentos,
  • creciente cultura corporativa.

Como muestra la práctica, el efecto económico de la introducción de un sistema de gestión de documentos electrónicos en una empresa será mayor cuanto más empleados participen en EDI.

Requisitos para los sistemas de gestión de documentos electrónicos.

El sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS) es una aplicación especial que proporciona a los participantes el intercambio de documentos electrónicos de importancia legal. Todos los sistemas de gestión de documentos electrónicos se pueden clasificar de acuerdo con varios criterios:

  1. EDS con sistemas avanzados de almacenamiento y recuperación. Su segundo nombre es archivos electrónicos.
  2. EDS con sistemas de enrutamiento desarrollados que aseguran el movimiento de documentos a lo largo de rutas específicas.
  3. EDS con un sistema de soporte de gestión de la organización y un sistema de acumulación de conocimiento. Típicamente, estos sistemas combinan las propiedades de los dos anteriores. Además, en dicho sistema, es posible utilizar enrutamiento rígido y libre. EDMS similares se utilizan en grandes empresas y agencias gubernamentales.
  4. EDS con el apoyo del trabajo en equipo. Dichos sistemas tienen como objetivo organizar el trabajo colectivo de los empleados, incluso si están separados geográficamente. Proporcione la capacidad de buscar información, debates y citas, incluso reales y virtuales, así como servicios para almacenar y publicar documentos.
  5. EDS con servicios adicionales: gestión de proyectos, correo electrónico, facturación, servicio CRM.

Las funciones más populares de EDMS son:

  1. Almacenamiento y recuperación de documentos.
  2. Soporte de trabajo de oficina.
  3. Enrutamiento y control de la ejecución de documentos: preparación de rutas de documentos, soporte para acciones durante las rutas, notificación a los empleados sobre la recepción de un nuevo documento, control automático del tiempo de ejecución.
  4. Preparación de informes analíticos, como un informe sobre el empleo actual, sobre el desempeño del trabajo en documentos y pedidos atrasados.
  5. Garantizar la seguridad de la información, incluida la autenticación del usuario, compatibilidad con la firma digital electrónica, cifrado de documentos y cartas, auditoría del trabajo en el sistema.

Algunos EDS tienen funciones específicas que le permiten ampliar las posibilidades de uso al integrarse con otros sistemas.

Una característica del sistema ruso interno de gestión de documentos electrónicos de la organización es su orientación vertical: el documento debe pasar por una serie de aprobaciones y aprobaciones de la alta dirección antes de llegar al contratista. Además, en el trabajo de la oficina doméstica hay partes integrales como el sistema de registro, la preparación de informes y el control sobre la ejecución. En este sentido, los EDMS más famosos en el mercado ruso son productos de desarrolladores locales (ver. Fig.).

Fig. Gráfico de demanda de varios EDMS en empresas rusas

Cómo elegir un EDMS adecuado para su negocio

Dado que los desarrolladores ofrecen muchos programas de automatización de oficina, es importante no cometer un error al elegir uno u otro EDMS. Existen varios criterios importantes por los cuales puede comprender si el programa es adecuado para la empresa o no.

  1. La madurez del EDMS, incluido el momento de su existencia en el mercado, el número de empresas que han aplicado con éxito el sistema en su trabajo, la disponibilidad de actualizaciones. Los nuevos sistemas tienen una alta probabilidad de errores y, como resultado, fallas en la organización de la gestión de documentos electrónicos de la empresa.
  2. Cumplimiento con la organización estándar de la industria.
  3. Cumplimiento de las metas y objetivos de la empresa.
  4. El nivel de soporte técnico para el EDMS de la empresa en desarrollo durante la instalación y durante la operación.
  5. La posibilidad de cambiar el EDMS en caso de expansión de la organización.
  6. Disponibilidad de documentación para administrar o cambiar la configuración de EDS.
  7. Protección EDS. El sistema debe garantizar la protección de la información de acuerdo con la política de seguridad de la empresa.
  8. El tiempo requerido para restaurar el EDMS después de un mal funcionamiento.
  9. El costo del EDS, incluido el costo de compra, licencia, administración y soporte técnico.

La elección del sistema depende de lo que el cliente planea obtener de él, qué recursos tiene y cuál es el nivel de desarrollo de la empresa en el campo de la gestión de documentos electrónicos.

Para determinar finalmente qué EDMS instalar en la empresa, se recomienda seguir algunos pasos simples:

  • realizar un análisis comparativo de varios EDMS que mejor cumplan con los requisitos,
  • estimar el costo de propiedad de un programa,
  • estudiar esquemas de licencias y elegir la mejor opción,
  • familiarizarse con la gama de servicios prestados por el proveedor,
  • Explore videos de demostración
  • instale la versión demo del programa,
  • estudiar la funcionalidad del EDMS y resaltar lo más importante desde el punto de vista de la empresa.

Después de un análisis exhaustivo de los datos obtenidos, puede tomar la decisión final sobre la instalación de un programa en la empresa.

Implementación de gestión de documentos electrónicos.

Implementar la gestión de documentos electrónicos en una organización no es una tarea tan simple. No basta con comprar el programa, instalarlo en computadoras y ponerlo a trabajar. El éxito de la implementación depende de varias condiciones.

  • Participación activa en la automatización de oficinas por parte de la dirección de la empresa. Una solución rápida a los problemas organizacionales relacionados con la implementación de EDI, así como el impacto en los gerentes intermedios y subordinados que resisten la innovación, ayuda a lograr con éxito este objetivo.
  • El cumplimiento de los pasos de instalación le permitirá cumplir con los plazos requeridos y el presupuesto.
  • El interés de los usuarios clave. Al automatizar el flujo de trabajo, es necesario tener en cuenta los intereses de aquellos empleados que trabajarán directamente en el programa.
  • La preparación adecuada de la documentación del proyecto ayudará a evitar inconsistencias entre el contratista y el cliente durante la operación del sistema.

Cuanto más se tengan en cuenta estos principios en el proceso de implementación, mayor será la probabilidad de que la transición de la empresa a la gestión de documentos electrónicos sea exitosa.

El procedimiento para organizar la gestión de documentos electrónicos en una empresa es el siguiente.

  1. Desarrollo de especificaciones técnicas.
  2. La elección de soluciones de TI.
  3. Descripción de los procesos de negocio.
  4. Elaboración de presupuestos, cronogramas, una lista de recursos necesarios y un plan de trabajo general.
  5. Implementación de gestión de documentos electrónicos.
  6. Probar el programa.
  7. Iniciando EDMS en funcionamiento.
  8. Monitoreo del uso del sistema.

En el proceso de introducción de un EDMS en una empresa, inevitablemente surgirán problemas y riesgos, lo que conducirá a una violación de los plazos de lanzamiento del proyecto, que excederá el presupuesto, el logro incompleto de los objetivos que enfrenta el EDMS o incluso una interrupción completa de la implementación del programa.

La especificidad de los riesgos en la implementación de EDI, así como en la implementación de cualquier sistema de información en toda la organización, se debe al hecho de que en un tiempo relativamente corto es necesario transferir una parte significativa de los empleados a métodos de trabajo nuevos e inusuales para ellos. Los principales riesgos incluyen los siguientes:

  • Conservación de los empleados.
  • insuficiente alfabetización informática de los trabajadores,
  • falta de regulaciones para los principales procesos,
  • equipo técnico pobre
  • falta de gestión clara del proyecto.

Para evitar problemas no deseados durante la organización de la gestión de documentos electrónicos, es necesario diseñar en detalle el trabajo del EDMS en la empresa, organizar su introducción por fases, capacitar al personal y brindarle apoyo operativo para resolver los problemas asociados con el trabajo del EDMS.

En general, la introducción de la gestión de documentos electrónicos no es solo una innovación, sino un paso radical hacia la gestión moderna de los flujos de información. Según CNews Analytics, el mercado nacional de EDMS es uno de los segmentos de desarrollo más activo de la industria de TI. Esto se debe a que el principal consumidor de los programas es el sector público, y el interés del estado garantiza la estabilidad de todo el mercado.

Gestión electrónica de documentos como parte de la implementación de un sistema integrado de automatización de negocios.

Denis Seleznev, jefe de la práctica de Automatización: 1F en KSK Group, la mayor compañía consultora dedicada al desarrollo e instalación de su propio programa único de automatización de negocios First Form, nos dijo cómo organizar y lanzar el sistema de gestión de documentos electrónicos:

“Algunas compañías, especialmente las pequeñas, creen que la automatización de los procesos de negocios en una compañía para ahorrar dinero bien puede llevarse a cabo en partes: primero contabilidad, luego papeleo y luego todo lo demás. De hecho, tales ahorros imaginarios pueden resultar en grandes inconvenientes y la necesidad de costos adicionales. Imagine que una empresa se está desarrollando, se enfrenta a la tarea de combinar todos los programas dispares en un sistema común, pero a menudo resulta que esto es imposible o casi imposible. Los diferentes programas de automatización no pueden funcionar en un solo modo y debe comenzar el proceso de automatización desde el principio.

Es mucho más rentable, más simple y más conveniente instalar inmediatamente un sistema integrado que cubra todos los procesos comerciales de la empresa y tenga la capacidad de expandirse en caso de nuevos procesos comerciales. El grupo KSK ofrece a sus clientes un desarrollo único: un sistema integral de "Primera forma". Entre sus ventajas están la velocidad de implementación, la adaptabilidad del sistema a diversas tareas comerciales, simplicidad, movilidad y rentabilidad. Cabe señalar que el "primer formulario" tiene un costo fijo y no requerirá costos adicionales del cliente durante la operación. También garantizamos soporte técnico de alta calidad y capacitación del personal ".

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